#freelancefriday: Organisation & Zeitmanagement

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#freelancefreitag: Organisation & Zeitmanagement

Hey meine Lieben,

wie im letzten Video auf meinem Balkon versprochen, hier der nächste #freelancefriday.
Heute auf dem Menü: Als Vorspeise ein paar Anmerkungen zu Organisation im Allgemeinen, besonders als Freiberufler, die Hauptspeise besteht aus hilfreichen Werkzeugen und Methoden, um organisiert zu bleiben und als Nachtisch werden ein paar empfohlene Produkte und Techniken serviert.

Hier nun die Vorspeise

Ich denke, wir können uns alle darauf einigen, dass in einer hektischen, beschäftigten Welt Organisation und Zeitmanagement als Vorteile daherkommen, oder?
Ganz besonders dann, wenn ihr Freiberufler, Selbstständige seid und ihr nicht unbedingt geregelte Arbeitszeiten habt und von 8 bis 16 Uhr auf der Arbeit sein müsst.
Was extrem cool und chillig für manche klingt, ist ehrlich gesagt so manches Mal eine extreme Herausforderung, denn niemand wird euch drängen, bis die Deadlines drängen, daher ist es notwendig, sich selbst zu disziplinieren.
Und jeder von euch, der schon mal versucht hat seinen Tagesablauf oder seine tägliche Routine zu verändern, sei es nun mehr Sport oder eine Morgenmeditation, der weiß, wie schwer es ist neue Gewohnheiten zu etablieren und vor allem: sie beizubehalten.

Lasst mich euch direkt sagen: Ich bin ziemlich weit davon entfernt mich als Organisations- und Zeitmanagementexperte zu bezeichnen, ich hab genau solche Schwierigkeiten wie ihr und hadere. Allerdings glücklicherweise nicht mehr tagtäglich. Aber wir sitzen hier gemeinsam in demselben Boot, also lasst uns das Ding gemeinsam schaukeln und uns mit Ratschlägen zur Seite stehen. Ich mache mal den Anfang.

Ändert eure Haltung gegenüber organisatorischen Fähigkeiten

Es gibt verschiedene Einstellungen gegenüber organisierten Handlungsweisen, lasst uns mal einen näheren Blick drauf werfen.
a) “Ich brauche keine Ordnung, das Genie beherrscht das Chaos!” – Ah, ja, okay, wie lange brauchst du nochmal genau, um dein Telefon inklusive Ladekabel, dein Portemonnaie, deine Schlüssel zu finden und wo genau hebst du nochmal die Formulare auf, die du noch ausfüllen und an die Behörden schicken musst? Ah, verstanden… (nebenbei: Die Briefumschläge befinden sich im Schubladenelement, zweite Schublade von unten, keine Ursache)

b) “Ich bewundere Leute, die so organisiert sind und so wirken, als hätten sie einen Plan. Ich glaub, das könnte ich nie.” – Warum denkst du so? Hast du es jemals probiert? Also ernsthaft probiert? Ich bewundere auch die Leute, die jeden Tag Yoga machen und meditieren und all sowas, aber anstatt mir einzureden, dass ich das nicht kann, versuche ich es so oft wie möglich. Denn je öfter man übt, desto besser wird man und es wird einfacher, diese Gewohnheiten anzuwenden und ihnen zu folgen. Also versuch es doch mal, ein organisierter Tag, der nächste ein Chaos, der nächste ein absolutes Chaos, der darauf folgende etwas organisierter, der dann kommende wieder organisiert, versuch es einfach!

c) “Ich hab das Gefühl, Organisation schränkt meine Flexibilität und Kreativität ein.” – Also, zunächst ein Mal ist das Image des chaotischen Kreativen, der keinerlei organisatorische oder planerische Fähigkeiten hat längst überholt, also halten wir uns damit nicht auf, okay? Ich verstehe den Teil mit der Flexibilität, aber wisst ihr was? Man kann sogar Flexibilität planen. Waaaaas? Ja, dazu kommen wir beim Hauptgang, bleibt dran. Und im Übrigen bedeutet organisiert sein nicht, so durchgeregelt wie Kant zu werden, der einem strikten Zeitplan inklusive x Minuten fürs Frühstück und y Minuten für den Spaziergang folgte und dessen Tagesablauf einem Zugfahrplan glich, okay? (und wann funktionieren die Zugabfahrten Bitteschön schon nach Plan, hm?)

So, ich gebe euch mal einen Moment zum Schlucken und Verdauen.
Fertig?
Okay, ich präsentiere: Den liebevoll angerichteten Hauptgang

Werkzeuge

Kalender – elektronisch und oldschool Papierkalender
Unterschätzt niemals den Vorteil eines oldschool Werkzeugs namens Kalender!
Viele Dinge sind überholt, überarbeitet oder ersetzt durch digitale Alternativen, aber ich liebe meinen Papierkalender!
Und das aus diversen Gründen: Ein Papierkalender geht nicht plötzlich aus, wenn der Akku alle ist und spackt auch nicht ab. Außerdem hat das Mit-der-Hand-Schreiben einen Einfluss auf das haptische Gedächtnis, was die Tendenz sich an seine Termine und Aufgaben zu erinnern erhöht.
Doppelt hält besser, deshalb benutze ich sowohl meinen elektronischen Kalender auf meinem Handy (der mit dem Rechner synchronisiert) als auch die Papiervariante. Besonders das Übertragen der Termine von einem Medium ins andere hilft auch nochmal dabei, es sich zu vergegenwärtigen und im Gedächtnis abzuspeichern. Ein bisschen so wie Spickzettel, die man dann hinterher auch nicht mehr braucht, weil man sie so oft geschrieben hat, dass man es irgendwann behalten hat.

To-Do-Listen
Ich weiß, ich weiß, das klingt jetzt nach akribischen Methoden einer pedantischen Person und manche Leute sagen, dass To-Do-Listen bei ihnen nur noch mehr Druck erzeugen und es könnte sein, dass es sogar Studien gibt, die das belegen. (Naja, ich nehme an, wenn man lange genug sucht, wird man immer irgendeine Studie finden, die den eigenen Standpunkt belegt oder zerstört, aber naja)
Aber die Sache ist folgende: Wenn ich von To-Do-Listen spreche, meine ich nicht zwangsläufig Liste. Findet heraus, was für euch am besten funktioniert. Vielleicht gefällt euch eine große bunte Wolke, mit vielen kleinen Wölkchen, die die Aufgaben beinhalten, vielleicht sind es Notizzettel überall im Haus oder der Wohnung angebracht oder Erinnerungen in euren Kalender-Apps oder anderen Apps, um mal ein bisschen analog und digital zu mischen. Das könnt ihr ganz nach eurem Geschmack gestalten.
Ich persönlich mag Listen, das funktioniert für mich am besten. Auf der To-Do-Liste selbst separiere ich die Aufgaben den Feldern entsprechend, in die sie fallen, also Kreativ, Beruflich (also externe Aufträge), Privates, Diverses und markiere die Dinge, die eine Deadline haben oder in einem bestimmten Zeitraum erfüllt werden müssen und dann nehme ich einige dieser Aufgaben und schreibe sie im Kalender in die jeweilige Woche, in der ich gedenke sie zu tun.

(wenn ihr mehr darüber erfahren wollt, wie genau ich da verfahre, lohnt sich ab und an ein Blick auf den Balkon, da werd ich es euch veranschaulichen. Bringt ein Heißgetränk eurer Wahl mit und macht es euch gemütlich.)

Methoden

Treibt es bunt!
Bei Kalendern und To-Do-Listen mag ich es bunt, das sorgt direkt für etwas mehr Motivation und Spaß.
Also, beispielsweise bekommt Kreatives eine Farbe, die dieselbe sein kann, aber nicht muss, wie ich sie dann auch im Kalender verwende, elektronisch sowie analog.
Wenn ihr etwas mehr Wert auf Wiedererkennungswert legt, empfehle ich euch, immer die gleiche Farbe für ein Aufgabenfeld zu verwenden, in jedem Medium. Ich persönlich nutze zum Beispiel selten die Farbe Rot, weil es für mich immer die Farbe von Dringlichkeit und Druck verkörpert. (Ja, auch die Farbe der Liebe, aber nicht bei Aufgaben, nicht für mich.)
Deswegen tendiere ich eher dazu, gerade Aufgaben aus dem beruflichen Bereich in gedeckteren oder ruhigeren Farben, wie grün oder blau zu markieren, das macht es mir leichter, die Dinge mit Freude und Motivation zu erledigen.
Spielt mit den Farben, ihr seid da komplett frei. Es gibt kein richtig oder falsch. Experimentiert einfach.

Plant Flexibilität
Besonders wenn ihr zu Kategorie C der oben in der Vorspeise genannten Typen gehört, hier eine Nachricht für euch: To-Do-Listen und Kalender schränken euch nicht zwangsläufig in eurer Flexibilität ein.
Zu flexibel zu sein kann sogar dazu führen, dass ihr mit den Aufgaben anfangt, auf die ihr am meisten Lust habt, was wiederum dazu führt, dass ihr den Rest in Eile erledigen müsst, weil, oh diese Deadlines kommen immer so überraschend!
Also, nehmen wir mal an ihr habt vier Aufgaben, die ihr erledigen müsst, die aber keine fixen Termine sind:
An eurer Website arbeiten
Hausputz
Drei Kunden anrufen
Eine Präsentation für ein Event vorbereiten
Nehmen wir weiterhin an, ihr wollt eure Wochenenden frei haben und habt noch fixe Termine, beruflich oder privat; das gibt euch fünf Tage diese Aufgaben herumzujonglieren.
Klassischerweise würden wir diese Aufgaben nun nach ihrer Dringlichkeit in Stufe A, B, C unterteilen, aber darauf liegt gerade nicht unser Fokus. Also, ja, bitte fangt mit den dringenden Dingen zuerst an. (Wenn eure Schwiegermutter morgen zu Besuch kommt, dann solltet ihr vielleicht, ganz vielleicht den Hausputz auf heute verlegen. Und mit heute meine ich jetzt!)
Nehmen wir an euer Plan war wie folgt:
Montag – Website
Dienstag – Website und Kunden anrufen
Mittwoch – Website und Präsentation
Donnerstag – Hausputz
Freitag – Website und Präsentation
Klingt schon mal gut oder? Aber nun seid ihr am Montag mehr in Redelaune und würdet es vorziehen, rauszugehen und euer Business zu bewerben anstatt allein vor dem Computer zu sitzen und an der Website zu arbeiten. Dann, um Himmels Willen, zieht die Anrufe bei den Kunden auf Montag vor und wenn ihr absolut keine Konzentration habt, dann putzt das Haus, entweder sogar während ihr telefoniert oder davor und danach.
Wenn ihr anfangt, euch selbst dafür fertigzumachen, dass ihr nicht dem originalen Plan gefolgt seid und nun sehr viel Website, Website, Präsentation, Website auf dem Tablett habt, wird euch das nicht helfen und das ist der wahre hindernde und blockierende Hemmschuh. Es ist nicht der Kalender, auch nicht die To-Do-Liste, es ist euer Umgang damit.

Verbindet Aufgaben
Einer meiner absoluten Lieblinge! Anstatt euch selbst dafür auseinanderzunehmen, dass ihr nicht den originalen Plan befolgt habt und euch nun unter Druck zu fühlen, wie wäre es mit einmal kurz durchatmen? Fragt euch: Wie kann ich die restlichen Dinge erledigt bekommen?
Viele Menschen “verlieren” Zeit oder nutzen sie ineffizient, weil sie nicht vorausplanen. Ich hör euch schon…”Aber Planung braucht auch Zeit.” Ja, tut es, aber wie viel? Ich plane meine Tage beim Duschen, bevor ich zu Bett gehe, beim ersten Kaffee am Morgen.
Also, ich muss Briefe zur Post bringen, einkaufen, einen Kunden anrufen, putzen, eine Freundin anrufen, zu einem Termin, zwei Texte für Kunden schreiben, meine eigenen kreativen Sachen vorantreiben und hätte gern noch etwas Zeit für mich.
Nun, bevor ich wie ein kopfloses Huhn von A nach B renne, mich hinterher ausgelaugt und kaputt fühle und im Endeffekt nur zwei Aufgaben von der Liste streiche, bevorzuge ich es mir vorher Gedanken zu machen. (Zudem erledige ich die meisten Dinge zu Fuß oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln, was generell schon mal etwas mehr Planung bedarf)
Also, wo ist mein Termin? In einem Teil der Stadt, in dem sich kein Supermarkt in der Nähe befindet. Hm okay, kann ich nicht verbinden. Oh, aber die Post ist fußläufig zu erreichen. Memo an mich selbst: Briefe mitnehmen zum Termin. Gibt es einen Supermarkt auf dem Rückweg? Oh ja, wenn ich 5 Stationen eher aussteige, gibt es dort einen Supermark. Check. Briefe mitnehmen, einen Bus eher nehmen, zur Post gehen, zum Termin gehen, mit dem Bus zum Supermarkt, einkaufen, nächsten Bus nach Hause nehmen. (Drei Fliegen mit einer Klappe, super!)
[Halt mein Bier] Briefe mitnehmen, einen Bus eher nehmen, zur Post gehen, zum Termin gehen, zum Supermarkt fahren, nächsten Bus heim nehmen, Kunden anrufen, während ich einen Tee trinke, 30 Minuten für mich nach Beenden des Anrufs nehmen, Freundin anrufen während ich putze. Bäm!
So habe ich am nächsten Tag das perfekte Umfeld zum Schreiben geschaffen, weil die meisten Ablenkungen eliminiert wurden und bequem in einem frischen und ordentlichen Arbeitsumfeld zu sitzen ist ein großartiger Start in einen produktiven Tag. Zumindest für mich. Ich kann aufstehen, duschen, etwas Zeit für mich nehmen und meinen Tag beginnen. Einen Kunden gestern nicht erreicht? Okay, versuch ich heute.
Das ist natürlich nur ein kurzer schneller Abriss wie das Verbinden von Aufgaben sinnvoll und hilfreich sein kann. Es funktioniert nicht immer und ist nicht immer möglich, aber es ist öfter möglich als ihr vielleicht denkt. Und ich höre euch schon wieder: “Aber das klingt nach einem stressigen Tag, nach dem du dich erstmal am nächsten ausruhen muss.” Naja, nochmal, es ist eine Frage der Einstellung. Ich höre meistens meine Lieblingsmusik während ich Dinge erledige. Ich denke an meine kreativen Ideen während ich zum Bus laufe oder beobachte einfach meine Umgebung und sauge die Schönheit des Moments in mich auf. Außerdem weiß ich, wie ich mich fühlen werde, wenn ich einiges erledigt habe und das ist oftmals genug Motivation für mich, es zumindest zu versuchen.

Nun zur Nachspeise
Werkzeuge, Produkte, Apps*

Es gibt wirklich einige hilfreiche Werkzeuge und jetzt, wo wir schon so viel über Kalender und To-Do-Listen geredet haben, würde ich euch gern ein paar vorstellen, die ich selbst benutzt habe, benutze oder von denen ich gehört hab, dass sie sehr gut sein sollen.
Zuerst solltet ihr natürlich herausfinden, was euch liegt. Es gibt Millionen Kalender, Journals und Produkte da draußen.
Ihr könnt etwas Klassisches wie den Filofax wählen oder falls ihr euer Jahr mit mehr Achtsamkeit beginnen wollt, empfiehlt sich auch ein Kalender von Ein Guter Plan. Den habe ich selbst zwei Jahre benutzt.
Ich persönlich bin vom klassischen Filofax zu den für Filofax geeigneten Einlagen von weekview gewechselt, die wunderbar in meinen Leder-Filofax passen. Mir gefällt die Struktur sehr gut, mit Quartalszielen und einer Woche auf einer Seite und einer To-Do-Liste für die Woche auf der anderen. Außerdem finde ich es schön, dass es für jede Woche ein Zitat gibt.
Meine normale To-Do-Liste schreibe ich meist auf ein großes DIN-A4-Blatt. Das ist dann meine generelle Liste, von der ich Aufgaben auswähle und sie mir auf die To-Do-Liste für die entsprechende Woche in den Kalender eintrage.
Wie gesagt, ich werde nochmal einen kleinen Schnack darüber auf dem Balkon halten.

Bei Apps muss ich sagen, dass ich da nicht sonderlich extravagant bin. Ich benutze die normale Kalender-App auf meinem Telefon und manchmal benutze ich To-Do-Lists oder Wunderlist.
Allerdings habe ich von erfolgreichen Projektmanagern und anderen Selbstständigen, die in mehrere große Projekte involviert sind, gehört, dass Busy-Cal eine der besten Apps sein soll, die auf allen Geräten synchronisiert. Außerdem soll sie detaillierter sein, man kann To-Do-Listen erstellen, Zusatzinformationen zu Meetings und sogar unterschiedliche Zeitzonen bei Reisen eintragen. Es ist eine relativ teure App, aber wenn euer Geschäft auf präzisem Zeitmanagement, Planung und Dokumentation beruht, soll dies eine der besten Optionen sein.

So, meine Lieben, ich hoffe das Menü von heute war nach eurem Geschmack.
Wenn ihr Rückmeldungen an den Koch habt, werden diese gern unten in den Kommentaren, per E-Mail oder DM entgegengenommen.
Habt ihr Empfehlungen für Werkzeuge, Methoden, Produkte, Apps, die euch dabei unterstützen und helfen organisiert zu bleiben und eure Zeit gut zu nutzen?
Für ein bisschen Naschen später, nachdem ihr alles verdaut habt: Die Snacks werden auf dem Balkon kredenzt. 😉

Auf bald, meine Lieben.

Passt auf euch auf

xx

*diese Links sind keine Affiliate-Links, ich bekomme weder Geld noch andere Kompensation

3 thoughts on “#freelancefriday: Organisation & Zeitmanagement

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