#freelancefriday: 3 Quick Home Office Tipps

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#freelancefriday: Quick Home Office Tipps

Cheers my dears,

weekend is near and maybe you’re looking forward to it, as you’re having a rough and tough week behind you.
Enjoy it!

During these turbulent times many people have been transferred from their regular work space into home office and for many that wasn’t as easy peasy and yeah! as it might sound.
Kudos and respect to everyone, who has a whole family including children (that don’t go to kindergarten or school right now) around them and still manages to get home office done!
Frankly, I have no effing idea how you do it, but if you have tipps and tricks and advice to share, please leave them in the comments, I bet your way of dealing with this struggle and still staying sane might be beneficial for some readers here.

I heard from friends that the first three to four day up to a week were troublesome for them, so the first days they basically only worked half days as the rest was used to figure out to combine private and professional life in one and the same environment.
And I do understand that it’s a tricky thing, especially if you’re someone craving and now really missing that 9 to 5 structure.
To be honest, I’m not one of them, but I do understand that you struggle.

So, I have some tipps I’d like to share with you, especially if you really miss your daily 9 to 5.
Some I read, some I heard from friends, some are based on my own experience and common sense.
To be fair, I haven’t perfected or perfectly optimised my home office work schedule in detail, although most of my work is done from home, except for courses and workshops. But we are all students of life and we’re all learning and will keep on doing so. So why not learn and grow together?
It’s more fun, I guess.

Well, here we go:

#1 SPACE
If anyhow possible, try to establish a designated work space!
In case you don’t already have a home office or a working space including desktop and office chair, etc., that is.
Don’t work from bed or sofa. Preferably use the kitchen table or if you have a dining room with a table, use that one.
I mean, in your office you would work in an upright seated position, I assume, so try to rebuild that at home.
Also, try to keep it clean from distractions. So, don’t have your grocery shopping list and the book you read as pastime next to your work calendar and your laptop.
Use the rooms and spaces you have by their names. And only repurpose one of them, not all of them.
You’d like to keep private private and only have one professional space.

#2 TIME SCHEDULE
Version A
If you’re a defender of the creed “If you never go to work, you never leave work” (which to my mind holds some truth and demands absolute discipline if you don’t want to end up checking and answering your mails at 10 p.m.), you might want to create a schedule.
Again, this won’t be easy, as your spouse might ask you in between wether you need something from the grocery store or you yourself might feel the urge to “just go quickly”, which would not happen in your professional habitat.
So, if you’re someone, who absolutely needs this structure of going to work, working, break, working, going home, how about trying this:
Get up in the morning and get ready as if you were to leave for work. Take your self-made coffee to go, put a jacket on and take a walk around the block. 20 minutes or more or less and pretend it’s your commute to work. Tune yourself into work mode, order your tasks for the day, etc.
When you come home, go directly to the space you created for work, or if that is your usual way, go to the kitchen first and grab a cuppa and then go. Then try to work exactly the time as you normally would and take your break at the time you normally would.
If you normally spend your break outside, go outside. If you normally write your shopping list during your break, do that.
Try to do the same things as usual. And finish work when you normally would.
Then take a walk again and make it your commute from work to home. That way you might be able to trick your brain into separating private from professional environment, although technically it’s the same space.
Oh, and shut the laptop before you leave and put it aside or into your laptop bag! No re-opening, no working after you come back home!!

Version B
If you’re someone who doesn’t need these strict schedules, but who even enjoys getting up at 5 a.m., working for an hour, taking a break for a workout, meditation or yoga or something, then go back to work, breakfast, etc., so if you’re able to scatter your working hours throughout the day, I still recommend having a designated work space and to definitely have a time when to stop work.
And I also recommend to set that in your brain early enough.
For instance, I personally don’t start my day off by saying “I’m gonna end work at five today” or something like that, but I have my tasks for the day that I need/want to achieve* and during work I get a feeling of how long it’s gonna take me. In the early afternoon I normally get a feeling for it and then I tell myself “Okay, today it’s gonna be six”, I hope you get the idea. As said, I myself am working on that.

* concerning to-do lists and time and task management, I already wrote a blogpost about it and on my balcony I have an IGTV about how I work with to-do lists and calendars

#3 WEEKEND IS WEEKEND
I know, this goes together with space and time, but really, on a Friday, put your work stuff aside and use the weekend for pastimes, zoom calls with friends, walks, running errands, like you normally would.
That’s one of the biggest lessons I learned, especially during this time, but that’s a longer story. I myself take this time right now to really make up my mind concerning working hours, structure, task & time management and how to have some me-time and something like a true weekend. (something like, because mostly, I use my free time for creative projects, haha)
And I can only invite you to learn this lesson with me.

So, these were just some quick tipps.
Of course there is more to it and everything depends on your situation, like do you live alone or do you have a roomie or spouse living with you, do you have children, in which branch do you work etc. and I’m well aware of that.
I couldn’t cover it all here, but please feel free to share your insights, opinions and questions in the comment section below.

My offer to you
If you struggle with getting organised or to make some time for yourself or anything like that, please feel free to contact me.
I’d like to help and if my experience and my mind can be of any service, I offer this to you right now.
These times aren’t easy, so let’s help each other out.

Just contact me and we can schedule a 30 minute zoom or Skype and we can see if and how I can help you.

How do you cope with home office?
Let me know in the comments below.

I hope you found something useful in this post.

So long, my dears

xx

#freelancefriday: 3 Schnelle Tipps fürs Home-Office

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#freelancefriday: Schnelle Home Office Tipps

Hey meine Lieben,

das Wochenende naht und vielleicht freut ihr euch schon drauf, weil ihr eine lange und anstrengende Woche hinter euch habt.
Genießt es!

In turbulenten Zeiten wie diesen sind viele von ihrem normalen Arbeitsplatz ins Home Office gewandert (worden) und für viele war es nicht so einfach und cool, wie es vielleicht klingen mag.
Hut ab und Respekt für jeden, der eine ganze Familie inklusive Kinder (die momentan weder Kindergarten noch Schule besuchen können) um sich hat und dennoch irgendwie das Home Office rockt!
Ohne Sch..erz, ich hab absolut keine Ahnung, wie ihr das schafft, aber falls ihr Tipps und Tricks und Ratschläge habt, wie man da durchkommt ohne den Verstand zu verlieren, teilt sie gern hier in den Kommentaren. Ich wette, das könnte einigen Lesern hier echt helfen.

Ich hab von Freunden gehört, dass die ersten drei bis fünf Tage aus dem Alltagsrhythmus raus und rein ins Arbeiten von Daheim die schwierigsten waren. Also haben sie die ersten Tage quasi nur halbtags gearbeitet, weil die andere Hälfte dafür draufging, herauszufinden, wie zum Henker man Privatleben und Berufsleben splittet und vereint, während man in ein und demselben Umfeld ist.
Und ich verstehe, dass das echt knifflig sein kann, besonders, wenn ihr zu denen gehört, die den normalen 8-Stunden-Arbeitstag brauchen und nun vermissen.
Um ehrlich zu sein, ich gehöre nicht dazu, aber ich verstehe, dass es euch verrückt macht und umtreibt.

Also habe ich mal ein paar Tipps zusammengeschrieben, die ich gern mit euch teilen möchte, besonders wenn ihr den durchgeregelten Arbeitsalltag vermisst.
Manche davon habe ich gelesen, andere von Freunden gehört und manche basieren auf meiner eigenen Erfahrung und gesundem Menschenverstand.
Um ehrlich zu sein habe ich selbst meinen Home Office Plan weder perfektioniert noch im Detail optimiert, obwohl ich die meisten Arbeiten von daheim erledige. Aber wir sind alle Schüler des Lebens und lernen stetig und werden dies auch weiter tun. Also, warum sollen wir nicht zusammen lernen?
Macht doch mehr Spaß, würd ich sagen.

So, los geht’s:

#1 RAUM SCHAFFEN
Wenn irgendwie möglich, richtet euch einen definierten Arbeitsplatz ein!
Natürlich gilt das nur, wenn ihr nicht eh schon ein Home Office oder ein Arbeitszimmer oder dergleichen habt.
Arbeitet nicht im Bett oder vom Sofa aus. Vorzugsweise setzt euch an den Küchentisch oder falls ihr ein Esszimmer habt, an den Tisch dort.
Ich mein, auf der Arbeit arbeitet ihr tendenziell ja auch in einer aufrecht sitzenden Position, nehme ich an. Versucht also, das zuhause nachzubilden.
Am besten haltet ihr diesen Arbeitsplatz frei von Ablenkungen. Also, habt nicht euren Einkaufszettel und das Buch, das ihr zum Vergnügen lest, direkt neben eurem Arbeitskalender und dem Laptop.
Nutzt die Räume ihren Namen entsprechend und sorgt dafür, dass ihr nur einen umfunktioniert, nicht alle.
Ihr solltet versuchen das Private privat sein zu lassen und nur einen berufsbezogenen Platz zu haben.

#2 ZEITPLAN
Version A
Falls ihr Verfechter der Ansicht “Wenn du niemals zur Arbeit gehst, kommst du auch nie von der Arbeit heim” seid (welche sicherlich eine ordentliche Portion Wahrheit beinhaltet und echt viel Disziplin verlangt, wenn ihr nicht abends um zehn noch Arbeitsmails checken und beantworten wollt), dann solltet ihr euch einen Zeitplan überlegen.
Auch das wird nicht unbedingt leicht, weil euer Partner vielleicht mittendrin fragt, ob ihr was vom Supermarkt braucht oder ihr selbst geneigt seid “nur mal eben schnell hinzugehen”, was in eurem normalen Arbeitsalltag nicht passieren würde.
Wenn ihr also jemand seid, der diese Struktur von zur Arbeit gehen, arbeiten, Pause, arbeiten, nach Hause gehen seid, wie wäre es hiermit:
Steht morgens auf und macht euch fertig, wie ihr es auch machen würdet, wenn ihr zur Arbeit geht. Nehmt euch euren Tee oder Kaffee im Thermobecher mit und dreht eine Runde um den Block. 10 oder 20 Minuten oder mehr oder weniger und tut so, als sei dies euer Weg zur Arbeit. Stellt euren Kopf auf Arbeit ein, geht die Aufgaben des Tages durch, etc.
Wenn ihr heimkommt, geht direkt zu eurem hergerichteten Arbeitsplatz oder, falls das euer normaler Rhythmus ist, macht einen Abstecher in die Küche und nehmt euch einen Kaffee und geht dann zum Arbeitsplatz. Versucht dann genau so lange zu arbeiten, wie ihr es normalerweise tätet und nehmt die Pause dann, wann ihr es normalerweise auch tut.
Wenn ihr regulär eure Pause draußen verbringt, geht raus. Wenn ihr sie normalerweise dazu nutzt euren Einkaufszettel zu schreiben, macht das.
Versucht den Tag möglichst so zu gestalten, wie ihr es immer macht.
Und nach getaner Arbeit dreht wieder eine Runde um den Block und tut so, als sei dies euer Heimweg nach der Arbeit. So könnt ihr euer Gehirn vielleicht austricksen eine Grenze zwischen Arbeit und Privat zu ziehen, obwohl es offensichtlich ein und dasselbe räumliche Umfeld ist.
Oh, und klappt den Laptop zu bevor ihr rausgeht oder räumt ihn weg oder packt ihn in eure Tasche! Nicht wieder öffnen, keine Arbeit mehr, wenn ihr heimkommt! !

Version B
Wenn ihr zu denen gehört, die nicht unbedingt einen ganz so strikten Zeitplan braucht, sondern es eher genießt um 5 Uhr aufzustehen, für eine Stunde zu arbeiten, dann eine Pause zu machen fürs Training, Meditation oder Yoga oder dergleichen, also wenn ihr es schafft eure Arbeitsstunden über den Tag zu verteilen, empfehle ich euch trotzdem einen definierten Arbeitsplatz und euch eine Zeit zu setzen, zu der ihr Feierabend macht.
Und ich empfehle euch, diese Zeit früh genug festzusetzen.
Ich persönlich beispielsweise starte meinen Tag nicht mit dem Gedanken “heute arbeite ich bis fünf” oder so, aber ich habe meine Aufgaben für den Tag geordnet, die ich erreichen muss/will* und während ich arbeite, bekomm ich eine Idee, wie lange es mich in etwa kosten wird. Am frühen Nachmittag kann ich dann meist eine genaue Zeit benennen und sag mir “Okay, heute dauert es bis sechs”, ich hoffe, ihr versteht. Wie gesagt, auch ich arbeite noch daran.

* zum Thema To-Do-Listen und Zeit- und Aufgabenmanagement habe ich bereits einen Blogpost geschrieben und auf dem Balkon findet ihr ein IGTV, in dem ich erkläre, wie ich mit To-Do-Listen und Kalendern arbeite

#3 WOCHENENDE IST WOCHENENDE
Ich weiß, es geht eigentlich mit Raum und Zeit einher, aber ernsthaft, an nem Freitag packt euer Arbeitszeug beiseite und nutzt euer Wochenende für Freizeit, Zoom-Anrufe mit Freunden, Spaziergänge, Einkäufe, wie ihr normalerweise würdet.
Das ist eine der größten Lektionen, die ich gelernt habe, besonders in dieser Zeit, aber das ist eine längere Geschichte. Ich persönlich nutze die Zeit momentan dazu, mir Gedanken über Arbeitszeit, Struktur, Aufgaben- und Zeitmanagement zu machen und dennoch genügend Zeit für mich zu haben und sowas wie ein richtiges Wochenende. (“sowas wie”, weil ich meine Freizeit dann doch meist für kreative Projekte nutze, haha)
Und ich kann euch nur einladen, diese Lektion mit mir zu lernen.

So, das waren nur ein paar schnelle Tipps.
Natürlich gehört noch eine Menge mehr dazu und hängt von eurer Situation ab, lebt ihr alleine oder habt ihr einen Mitbewohner oder Partner, habt ihr Kinder, in welcher Branche arbeitet ihr, etc., das ist mir bewusst.
Alles konnte ich jetzt hier nicht abdecken, aber teilt eure Ansichten, Einsichten, Meinungen und Fragen gern unten in den Kommentaren.

Mein Angebot für euch
Solltet ihr Schwierigkeiten haben euch zu organisieren, strukturieren und im Home Office einzufinden, Zeit für euch freizuschaufeln oder etwas in die Richtung, kontaktiert mich gern.
Ich helfe gern und falls meine Erfahrung und meine Denke hilfreich sein können, möchte ich euch das jetzt gerne anbieten.
Diese Zeiten sind nicht einfach, also lasst uns einander helfen.

Kontaktiert mich einfach und wir machen ein dreißigminütiges Zoom- oder Skype-Gespräch aus, um zu sehen, ob und wie ich euch helfen kann.

Wie findet ihr euch im Home Office zurecht?
Lasst es mich unten in den Kommentaren wissen.

Ich hoffe, ihr habt etwas hilfreiches und sinnvolles in diesem Post gefunden.

Auf bald, meine Lieben

xx

#freelancefriday: Organisation & Zeitmanagement

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#freelancefreitag: Organisation & Zeitmanagement

Hey meine Lieben,

wie im letzten Video auf meinem Balkon versprochen, hier der nächste #freelancefriday.
Heute auf dem Menü: Als Vorspeise ein paar Anmerkungen zu Organisation im Allgemeinen, besonders als Freiberufler, die Hauptspeise besteht aus hilfreichen Werkzeugen und Methoden, um organisiert zu bleiben und als Nachtisch werden ein paar empfohlene Produkte und Techniken serviert.

Hier nun die Vorspeise

Ich denke, wir können uns alle darauf einigen, dass in einer hektischen, beschäftigten Welt Organisation und Zeitmanagement als Vorteile daherkommen, oder?
Ganz besonders dann, wenn ihr Freiberufler, Selbstständige seid und ihr nicht unbedingt geregelte Arbeitszeiten habt und von 8 bis 16 Uhr auf der Arbeit sein müsst.
Was extrem cool und chillig für manche klingt, ist ehrlich gesagt so manches Mal eine extreme Herausforderung, denn niemand wird euch drängen, bis die Deadlines drängen, daher ist es notwendig, sich selbst zu disziplinieren.
Und jeder von euch, der schon mal versucht hat seinen Tagesablauf oder seine tägliche Routine zu verändern, sei es nun mehr Sport oder eine Morgenmeditation, der weiß, wie schwer es ist neue Gewohnheiten zu etablieren und vor allem: sie beizubehalten.

Lasst mich euch direkt sagen: Ich bin ziemlich weit davon entfernt mich als Organisations- und Zeitmanagementexperte zu bezeichnen, ich hab genau solche Schwierigkeiten wie ihr und hadere. Allerdings glücklicherweise nicht mehr tagtäglich. Aber wir sitzen hier gemeinsam in demselben Boot, also lasst uns das Ding gemeinsam schaukeln und uns mit Ratschlägen zur Seite stehen. Ich mache mal den Anfang.

Ändert eure Haltung gegenüber organisatorischen Fähigkeiten

Es gibt verschiedene Einstellungen gegenüber organisierten Handlungsweisen, lasst uns mal einen näheren Blick drauf werfen.
a) “Ich brauche keine Ordnung, das Genie beherrscht das Chaos!” – Ah, ja, okay, wie lange brauchst du nochmal genau, um dein Telefon inklusive Ladekabel, dein Portemonnaie, deine Schlüssel zu finden und wo genau hebst du nochmal die Formulare auf, die du noch ausfüllen und an die Behörden schicken musst? Ah, verstanden… (nebenbei: Die Briefumschläge befinden sich im Schubladenelement, zweite Schublade von unten, keine Ursache)

b) “Ich bewundere Leute, die so organisiert sind und so wirken, als hätten sie einen Plan. Ich glaub, das könnte ich nie.” – Warum denkst du so? Hast du es jemals probiert? Also ernsthaft probiert? Ich bewundere auch die Leute, die jeden Tag Yoga machen und meditieren und all sowas, aber anstatt mir einzureden, dass ich das nicht kann, versuche ich es so oft wie möglich. Denn je öfter man übt, desto besser wird man und es wird einfacher, diese Gewohnheiten anzuwenden und ihnen zu folgen. Also versuch es doch mal, ein organisierter Tag, der nächste ein Chaos, der nächste ein absolutes Chaos, der darauf folgende etwas organisierter, der dann kommende wieder organisiert, versuch es einfach!

c) “Ich hab das Gefühl, Organisation schränkt meine Flexibilität und Kreativität ein.” – Also, zunächst ein Mal ist das Image des chaotischen Kreativen, der keinerlei organisatorische oder planerische Fähigkeiten hat längst überholt, also halten wir uns damit nicht auf, okay? Ich verstehe den Teil mit der Flexibilität, aber wisst ihr was? Man kann sogar Flexibilität planen. Waaaaas? Ja, dazu kommen wir beim Hauptgang, bleibt dran. Und im Übrigen bedeutet organisiert sein nicht, so durchgeregelt wie Kant zu werden, der einem strikten Zeitplan inklusive x Minuten fürs Frühstück und y Minuten für den Spaziergang folgte und dessen Tagesablauf einem Zugfahrplan glich, okay? (und wann funktionieren die Zugabfahrten Bitteschön schon nach Plan, hm?)

So, ich gebe euch mal einen Moment zum Schlucken und Verdauen.
Fertig?
Okay, ich präsentiere: Den liebevoll angerichteten Hauptgang

Werkzeuge

Kalender – elektronisch und oldschool Papierkalender
Unterschätzt niemals den Vorteil eines oldschool Werkzeugs namens Kalender!
Viele Dinge sind überholt, überarbeitet oder ersetzt durch digitale Alternativen, aber ich liebe meinen Papierkalender!
Und das aus diversen Gründen: Ein Papierkalender geht nicht plötzlich aus, wenn der Akku alle ist und spackt auch nicht ab. Außerdem hat das Mit-der-Hand-Schreiben einen Einfluss auf das haptische Gedächtnis, was die Tendenz sich an seine Termine und Aufgaben zu erinnern erhöht.
Doppelt hält besser, deshalb benutze ich sowohl meinen elektronischen Kalender auf meinem Handy (der mit dem Rechner synchronisiert) als auch die Papiervariante. Besonders das Übertragen der Termine von einem Medium ins andere hilft auch nochmal dabei, es sich zu vergegenwärtigen und im Gedächtnis abzuspeichern. Ein bisschen so wie Spickzettel, die man dann hinterher auch nicht mehr braucht, weil man sie so oft geschrieben hat, dass man es irgendwann behalten hat.

To-Do-Listen
Ich weiß, ich weiß, das klingt jetzt nach akribischen Methoden einer pedantischen Person und manche Leute sagen, dass To-Do-Listen bei ihnen nur noch mehr Druck erzeugen und es könnte sein, dass es sogar Studien gibt, die das belegen. (Naja, ich nehme an, wenn man lange genug sucht, wird man immer irgendeine Studie finden, die den eigenen Standpunkt belegt oder zerstört, aber naja)
Aber die Sache ist folgende: Wenn ich von To-Do-Listen spreche, meine ich nicht zwangsläufig Liste. Findet heraus, was für euch am besten funktioniert. Vielleicht gefällt euch eine große bunte Wolke, mit vielen kleinen Wölkchen, die die Aufgaben beinhalten, vielleicht sind es Notizzettel überall im Haus oder der Wohnung angebracht oder Erinnerungen in euren Kalender-Apps oder anderen Apps, um mal ein bisschen analog und digital zu mischen. Das könnt ihr ganz nach eurem Geschmack gestalten.
Ich persönlich mag Listen, das funktioniert für mich am besten. Auf der To-Do-Liste selbst separiere ich die Aufgaben den Feldern entsprechend, in die sie fallen, also Kreativ, Beruflich (also externe Aufträge), Privates, Diverses und markiere die Dinge, die eine Deadline haben oder in einem bestimmten Zeitraum erfüllt werden müssen und dann nehme ich einige dieser Aufgaben und schreibe sie im Kalender in die jeweilige Woche, in der ich gedenke sie zu tun.

(wenn ihr mehr darüber erfahren wollt, wie genau ich da verfahre, lohnt sich ab und an ein Blick auf den Balkon, da werd ich es euch veranschaulichen. Bringt ein Heißgetränk eurer Wahl mit und macht es euch gemütlich.)

Methoden

Treibt es bunt!
Bei Kalendern und To-Do-Listen mag ich es bunt, das sorgt direkt für etwas mehr Motivation und Spaß.
Also, beispielsweise bekommt Kreatives eine Farbe, die dieselbe sein kann, aber nicht muss, wie ich sie dann auch im Kalender verwende, elektronisch sowie analog.
Wenn ihr etwas mehr Wert auf Wiedererkennungswert legt, empfehle ich euch, immer die gleiche Farbe für ein Aufgabenfeld zu verwenden, in jedem Medium. Ich persönlich nutze zum Beispiel selten die Farbe Rot, weil es für mich immer die Farbe von Dringlichkeit und Druck verkörpert. (Ja, auch die Farbe der Liebe, aber nicht bei Aufgaben, nicht für mich.)
Deswegen tendiere ich eher dazu, gerade Aufgaben aus dem beruflichen Bereich in gedeckteren oder ruhigeren Farben, wie grün oder blau zu markieren, das macht es mir leichter, die Dinge mit Freude und Motivation zu erledigen.
Spielt mit den Farben, ihr seid da komplett frei. Es gibt kein richtig oder falsch. Experimentiert einfach.

Plant Flexibilität
Besonders wenn ihr zu Kategorie C der oben in der Vorspeise genannten Typen gehört, hier eine Nachricht für euch: To-Do-Listen und Kalender schränken euch nicht zwangsläufig in eurer Flexibilität ein.
Zu flexibel zu sein kann sogar dazu führen, dass ihr mit den Aufgaben anfangt, auf die ihr am meisten Lust habt, was wiederum dazu führt, dass ihr den Rest in Eile erledigen müsst, weil, oh diese Deadlines kommen immer so überraschend!
Also, nehmen wir mal an ihr habt vier Aufgaben, die ihr erledigen müsst, die aber keine fixen Termine sind:
An eurer Website arbeiten
Hausputz
Drei Kunden anrufen
Eine Präsentation für ein Event vorbereiten
Nehmen wir weiterhin an, ihr wollt eure Wochenenden frei haben und habt noch fixe Termine, beruflich oder privat; das gibt euch fünf Tage diese Aufgaben herumzujonglieren.
Klassischerweise würden wir diese Aufgaben nun nach ihrer Dringlichkeit in Stufe A, B, C unterteilen, aber darauf liegt gerade nicht unser Fokus. Also, ja, bitte fangt mit den dringenden Dingen zuerst an. (Wenn eure Schwiegermutter morgen zu Besuch kommt, dann solltet ihr vielleicht, ganz vielleicht den Hausputz auf heute verlegen. Und mit heute meine ich jetzt!)
Nehmen wir an euer Plan war wie folgt:
Montag – Website
Dienstag – Website und Kunden anrufen
Mittwoch – Website und Präsentation
Donnerstag – Hausputz
Freitag – Website und Präsentation
Klingt schon mal gut oder? Aber nun seid ihr am Montag mehr in Redelaune und würdet es vorziehen, rauszugehen und euer Business zu bewerben anstatt allein vor dem Computer zu sitzen und an der Website zu arbeiten. Dann, um Himmels Willen, zieht die Anrufe bei den Kunden auf Montag vor und wenn ihr absolut keine Konzentration habt, dann putzt das Haus, entweder sogar während ihr telefoniert oder davor und danach.
Wenn ihr anfangt, euch selbst dafür fertigzumachen, dass ihr nicht dem originalen Plan gefolgt seid und nun sehr viel Website, Website, Präsentation, Website auf dem Tablett habt, wird euch das nicht helfen und das ist der wahre hindernde und blockierende Hemmschuh. Es ist nicht der Kalender, auch nicht die To-Do-Liste, es ist euer Umgang damit.

Verbindet Aufgaben
Einer meiner absoluten Lieblinge! Anstatt euch selbst dafür auseinanderzunehmen, dass ihr nicht den originalen Plan befolgt habt und euch nun unter Druck zu fühlen, wie wäre es mit einmal kurz durchatmen? Fragt euch: Wie kann ich die restlichen Dinge erledigt bekommen?
Viele Menschen “verlieren” Zeit oder nutzen sie ineffizient, weil sie nicht vorausplanen. Ich hör euch schon…”Aber Planung braucht auch Zeit.” Ja, tut es, aber wie viel? Ich plane meine Tage beim Duschen, bevor ich zu Bett gehe, beim ersten Kaffee am Morgen.
Also, ich muss Briefe zur Post bringen, einkaufen, einen Kunden anrufen, putzen, eine Freundin anrufen, zu einem Termin, zwei Texte für Kunden schreiben, meine eigenen kreativen Sachen vorantreiben und hätte gern noch etwas Zeit für mich.
Nun, bevor ich wie ein kopfloses Huhn von A nach B renne, mich hinterher ausgelaugt und kaputt fühle und im Endeffekt nur zwei Aufgaben von der Liste streiche, bevorzuge ich es mir vorher Gedanken zu machen. (Zudem erledige ich die meisten Dinge zu Fuß oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln, was generell schon mal etwas mehr Planung bedarf)
Also, wo ist mein Termin? In einem Teil der Stadt, in dem sich kein Supermarkt in der Nähe befindet. Hm okay, kann ich nicht verbinden. Oh, aber die Post ist fußläufig zu erreichen. Memo an mich selbst: Briefe mitnehmen zum Termin. Gibt es einen Supermarkt auf dem Rückweg? Oh ja, wenn ich 5 Stationen eher aussteige, gibt es dort einen Supermark. Check. Briefe mitnehmen, einen Bus eher nehmen, zur Post gehen, zum Termin gehen, mit dem Bus zum Supermarkt, einkaufen, nächsten Bus nach Hause nehmen. (Drei Fliegen mit einer Klappe, super!)
[Halt mein Bier] Briefe mitnehmen, einen Bus eher nehmen, zur Post gehen, zum Termin gehen, zum Supermarkt fahren, nächsten Bus heim nehmen, Kunden anrufen, während ich einen Tee trinke, 30 Minuten für mich nach Beenden des Anrufs nehmen, Freundin anrufen während ich putze. Bäm!
So habe ich am nächsten Tag das perfekte Umfeld zum Schreiben geschaffen, weil die meisten Ablenkungen eliminiert wurden und bequem in einem frischen und ordentlichen Arbeitsumfeld zu sitzen ist ein großartiger Start in einen produktiven Tag. Zumindest für mich. Ich kann aufstehen, duschen, etwas Zeit für mich nehmen und meinen Tag beginnen. Einen Kunden gestern nicht erreicht? Okay, versuch ich heute.
Das ist natürlich nur ein kurzer schneller Abriss wie das Verbinden von Aufgaben sinnvoll und hilfreich sein kann. Es funktioniert nicht immer und ist nicht immer möglich, aber es ist öfter möglich als ihr vielleicht denkt. Und ich höre euch schon wieder: “Aber das klingt nach einem stressigen Tag, nach dem du dich erstmal am nächsten ausruhen muss.” Naja, nochmal, es ist eine Frage der Einstellung. Ich höre meistens meine Lieblingsmusik während ich Dinge erledige. Ich denke an meine kreativen Ideen während ich zum Bus laufe oder beobachte einfach meine Umgebung und sauge die Schönheit des Moments in mich auf. Außerdem weiß ich, wie ich mich fühlen werde, wenn ich einiges erledigt habe und das ist oftmals genug Motivation für mich, es zumindest zu versuchen.

Nun zur Nachspeise
Werkzeuge, Produkte, Apps*

Es gibt wirklich einige hilfreiche Werkzeuge und jetzt, wo wir schon so viel über Kalender und To-Do-Listen geredet haben, würde ich euch gern ein paar vorstellen, die ich selbst benutzt habe, benutze oder von denen ich gehört hab, dass sie sehr gut sein sollen.
Zuerst solltet ihr natürlich herausfinden, was euch liegt. Es gibt Millionen Kalender, Journals und Produkte da draußen.
Ihr könnt etwas Klassisches wie den Filofax wählen oder falls ihr euer Jahr mit mehr Achtsamkeit beginnen wollt, empfiehlt sich auch ein Kalender von Ein Guter Plan. Den habe ich selbst zwei Jahre benutzt.
Ich persönlich bin vom klassischen Filofax zu den für Filofax geeigneten Einlagen von weekview gewechselt, die wunderbar in meinen Leder-Filofax passen. Mir gefällt die Struktur sehr gut, mit Quartalszielen und einer Woche auf einer Seite und einer To-Do-Liste für die Woche auf der anderen. Außerdem finde ich es schön, dass es für jede Woche ein Zitat gibt.
Meine normale To-Do-Liste schreibe ich meist auf ein großes DIN-A4-Blatt. Das ist dann meine generelle Liste, von der ich Aufgaben auswähle und sie mir auf die To-Do-Liste für die entsprechende Woche in den Kalender eintrage.
Wie gesagt, ich werde nochmal einen kleinen Schnack darüber auf dem Balkon halten.

Bei Apps muss ich sagen, dass ich da nicht sonderlich extravagant bin. Ich benutze die normale Kalender-App auf meinem Telefon und manchmal benutze ich To-Do-Lists oder Wunderlist.
Allerdings habe ich von erfolgreichen Projektmanagern und anderen Selbstständigen, die in mehrere große Projekte involviert sind, gehört, dass Busy-Cal eine der besten Apps sein soll, die auf allen Geräten synchronisiert. Außerdem soll sie detaillierter sein, man kann To-Do-Listen erstellen, Zusatzinformationen zu Meetings und sogar unterschiedliche Zeitzonen bei Reisen eintragen. Es ist eine relativ teure App, aber wenn euer Geschäft auf präzisem Zeitmanagement, Planung und Dokumentation beruht, soll dies eine der besten Optionen sein.

So, meine Lieben, ich hoffe das Menü von heute war nach eurem Geschmack.
Wenn ihr Rückmeldungen an den Koch habt, werden diese gern unten in den Kommentaren, per E-Mail oder DM entgegengenommen.
Habt ihr Empfehlungen für Werkzeuge, Methoden, Produkte, Apps, die euch dabei unterstützen und helfen organisiert zu bleiben und eure Zeit gut zu nutzen?
Für ein bisschen Naschen später, nachdem ihr alles verdaut habt: Die Snacks werden auf dem Balkon kredenzt. 😉

Auf bald, meine Lieben.

Passt auf euch auf

xx

*diese Links sind keine Affiliate-Links, ich bekomme weder Geld noch andere Kompensation

#freelancefriday: Organisation & Time Management

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#freelancefreitag: Organisation & Time Management

Hey my dears,

as promised in the latest video on my balcony, here the next #freelancefriday.
Today’s serving: As an entrée some notes on organisation in general, but especially as a freelancer, the main dish being helpful tools and methods that I use to stay organised and to schedule my time, and the desert consists of recommended products and techniques in a nutshell.

So, the entrée

I think we can all agree that in a hectic, busy world, being organised and scheduling your time well, can be of immense advantage, right?
Even more so when you are freelancer and you don’t necessarily have fixed working times and don’t have to be at work from 9 to 5.
What sounds extremely cool and relaxed for some is actually a hard challenge, because no one will be pushing you until the deadlines push, so you have to discipline yourself.
And whoever tried to change their daily routines, be it including more sports or a morning meditation, knows how difficult it can be to establish good habits and moreover: to keep them.

Let me tell you directly: I’m far from being an expert in organisation and especially time management. I’m still struggling, but at least not on a daily basis anymore. But I struggle as much as you do, probably at least, and we’re in this together, so let’s help each other out and share some advice. I go first.

Shift your mindset concerning organisational skills

There are several conceptions about being organised, let’s have a look
a) “I don’t need to be organised, a genius controls the chaos!” – Erm, okay, how long does it take you to find your phone plus cable, your purse, your keys and where exactly do you store the papers you have to fill out and send to administration? ah, understood… (btw the envelopes are in the trolley, second to last drawer, you’re welcome)

b) “I admire people who are so well organised and seem to have their shit together. I feel I can never accomplish that.” – Why do you think that? Have you ever tried? I too admire people who do yoga everyday and who meditate everyday and all these things, but instead of telling myself that I can’t do it, I try to do it as often as possible and the more you practice, the better you get and the easier it gets to implement these habits. So try it, one organised day, the next one a mess, the next one even more mess, the following one merely organised, the next one organised again, just TRY!

c) “I feel like being organised takes away my flexibility and creativity.” – Firstly, the image of the chaotic creative without any plan or organisational skills is long out-dated, let’s not deal with that, okay? I understand the flexibility part, but you know what? You can plan flexibility, too. Say wooooot? Yes, we will come to that when I serve the main dish, stay curious. And btw, being organised doesn’t mean ending up like Kant, who strictly followed a schedule including x minutes for breakfast and y minutes for taking a walk etc. and who’s day schedule looked like a train schedule. (and when do they ever work out, huh?)

Now, take some time to swallow and digest.
Ready?
Okay, let me present to you: The lovingly composed main dish

Tools

Calendars – electronic and old school paperback
Don’t underestimate the advantage and use of the old school tool called calendar.
Many things are out-dated, updated or now replaced by electronic gadgets, but I love having a good old paperback calendar.
And that is for several reasons: Your paperback calendar can’t shut down when the battery is low and doesn’t glitch. Plus, writing with your own hand has an influence on haptic memory, so the likeliness of you remembering your appointments and to-dos increases.
I tend to double back-up, so I use my electronic calendar on my phone (synchronised with my computer) and my paperback version. Especially transferring appointments from one medium to the other is a great way to store it properly in my memory. It’s a bit like writing cheat sheets that you then actually don’t need anymore, cause you wrote it so often that it’s stored in your mind.

To-Do-Lists – electronic and on paper
I know, it sounds like a meticulous method of a pedantic person, and some people say having to-do-lists just puts more pressure on them and there might even be some studies proving that right. (Well, I guess if you search long enough you’ll always find studies proving or destroying your arguments, huh)
But the thing is: When I say to-do-lists, these don’t necessarily have to be lists. Find out what works best for you, whether it’s a cloud with colourful small clouds in it that tell you what needs to be done or whether it’s sticky notes all around your house or reminders in your calendar or other app, to mix some paper with digital options. It’s up to you. I personally like lists, they work best for me and I separate the to-dos according to the branch they fall into, so creative, professional (meaning external job bookings), private, diverse with marked tasks if they have a deadline or a certain time span in which they have to be done.

(to find out more about how I combine to-do-lists and calendar, have a look at my balcony once in a while, I’ll show you there. Bring a hot beverage of your choice and make yourself comfortable.)

Methods

Keep it colourful
When it comes to calendars and to-do-lists, I like to keep it colourful, which adds a little more fun to it.
So, creative would have a colour on the to-do-list, which could or could not be the same colour in my paper and electronic calendar.
If you’re a little bit more for recognisability, I recommend you try to use the same colours in every medium. I personally for instance rarely ever use read, because it is the colour of urgency and pressure and correction, you know. (Yes, of love, too, but c’mon, not concerning tasks, not for me) So, I’d even tend to mark things like professional work, external bookings in a soothing colour, to lift up my spirit when I look at the next task that needs to be done.
Play with colour, you’re free. There is no right and wrong. Experiment.

Plan flexibility
Especially if you belong to category c from the entrée, here’s the thing: To-do-lists and calendars don’t necessarily take away your flexibility.
Being too flexible might even cause you to start off with the tasks you like most, ending up doing the rest in a hurry, because oooooh these deadlines come so surprisingly.
So, let’s say you schedule four tasks, which are not fix appointments:
Working on your website
Cleaning the house
Calling three clients
Preparing a presentation for an event
Now, let’s say you want to keep your weekend free, you have other fix appointments, professional or private, that gives you five days to juggle these tasks around.
Classic would be to divide it into first, second and third priority, but that’s not the focus right now, but of course, please try to fulfil the urgent tasks first. (If your mother in law is going to visit tomorrow, maybe, just maybe it’s a good idea to clean the house today, and with today I mean: Start now!)
Let’s say your original plan was:
Monday – Website
Tuesday – Website and calling clients
Wednesday – Website and Presentation
Thursday – Cleaning the house
Friday – Website and Presentation
Sounds good right? But now you end up being in a more talkative mood on the Monday and you’d prefer to go out and market your business instead of sitting alone in front of your computer all day, working on the website. Guess what, swap the client calling to Monday and if you have no concentration whatsoever, clean the house, too, either while being on the phone or before and after.
If you end up ripping yourself apart because you didn’t follow your original plan and now you have to do a lot of website, website, presentation, website from Wednesday to Friday, it won’t help you at all, and that’s the real blocker and the real pressure point. It’s not the calendar, nor the to-do-list, it’s how you deal with it and your attitude towards it.

Combine tasks
One of my favourites! Instead of hating on yourself for not having followed the original plan and now feeling a bit of pressure on how to get the rest fulfilled, let’s breathe for a moment and ask ourselves: How can we get these things done?
Many people “lose” time or use it inefficiently, just by not planning ahead. I hear you..”But planning takes time, too.” Yes, it does, but how much? I plan my days and logical ways for combining tasks while I’m showering, before I go to bed, while I’m drinking my first coffee in the morning.
So, I need to bring letters to the post office, do grocery shopping, call a client, clean the house, call my friend, go to an appointment, write two texts for clients, write my own creative stuff and maybe have some me-time.
Now, before I run from A to B like a headless chicken, feel exhausted at the end of the day and only tick off two tasks, I like to think in advance.
(Plus, I do most of all things by feet and public transport, so some planning serves well, you know.)
So, where’s my appointment? In a part of the city that’s not near supermarkets. Hm, okay, can’t combine these. Oh, but the post office is in walking distance. Note to self: Take letters with you to appointment. Is there a supermarket on my way back? Oh yeah, when I hop off the bus 5 stations earlier there’s a supermarket. Check. Take letters with you, take a bus earlier, go to post office, go to appointment, go to supermarket, take next bus home. (Three things done in one go, beat that!)
[hold my beer] Take letters, take one bus earlier, go to post office, go to appointment, go to supermarket, next bus home, call clients while having a cup of me-time-tea, take 30 minutes for myself after finishing calls, calling friend while cleaning the house. Bam! – drops the mic –
Now I have the next day the perfect setting to focus on writing, because most distractions are eliminated and sitting comfortably in a freshly cleaned environment is a good kick off to be productive. At least for me. I can get up, shower, take some time for myself and then start my day. Didn’t reach one of the clients yesterday? Okay, gonna try today.
This is just a quick n dirty example of how combining tasks can help. It’s not always possible, but it is more often than you think. And I hear you again: “But that sounds like one stressful day that you have to recover from the next.” Well, again, it’s about attitude. I tend to listen to some of my favourite music while running errands, I’m thinking about my creative ideas while walking to the bus or I just observe and take in the beauty of the moment while walking the streets, and knowing how I’m gonna feel after such a productive day makes it worth trying, you know.

Now, for the dessert
Tools, products, apps*

There are some helpful tools and having talked about calendars and to-do-lists a lot now, I’d like to share some products and apps that I use and used or heard of as being good.
My recommendation is that you find out what you prefer. There are a million calendars, journals and products out there.
You can use a classic one like those from Filofax, or if you aim to start your year with more awareness, there are journals and calendars including more of that, on the German market Ein Guter Plan being the one I used for two years.
I personally switched over from classic filofax format to using the inlays from weekview, that fit into my leather filofax. The structure with quarter plans and one week a page plus one page to-do-list for the according week is my preferred choice and works well for me. Plus, I really like that you have a quote for every week.
My normal to-do-lists I just write on a big sheet of paper and I tend to use that as my general to-do-list of all the tasks that have to be done, marking those that have a deadline, and choosing some of them to put them in my filofax for the week I plan to do them.
To get a more detailed insight into how I do that, I invite you to join me on the balcony.

When it comes to apps, I have to say, I’m not that extravagant when it comes to this, I use the normal calendar app and sometimes I’d use To-Do-Lists or Wunderlist.
But I heard from successful project managers and other freelancers involved in several big projects that BusyCal is the go to app that also synchronises on all your devices, because it is more detailed, you can include to-do-lists, type in additional information about meetings and even choose different time zones when you travel. It’s rather expensive, but if your business relies on precise scheduling and recording and tracking, it’s said to be one of the best options.

So, my dears, I hope today’s menu was to your taste.
If you have any remarks for the cook, feel free to use the comment section, email or DM.
Do you have any recommendations on tools, methods, products, apps that help you to stay organised and manage your time well?
For a little nibbling after you digested everything: There will be a snack on the balcony. 😉

So long, my dears.

Take care

xx


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